Οφέλη της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης για Επιχειρήσεις

[ad_1]

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση ή η ηλεκτρονική τιμολόγηση, όπως υποδηλώνει το όνομα, είναι η ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων τιμολογίου μεταξύ ενός προμηθευτή και του πελάτη. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση υπερβαίνει την απλή αποστολή μιας απόδειξης PDF σε έναν πελάτη μέσω email. Μια πραγματική λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι μια ολοκληρωμένη λύση όπου ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο διαβιβάζεται και λαμβάνεται απρόσκοπτα μεταξύ του συστήματος εισπρακτέων λογαριασμών του προμηθευτή και του συστήματος πληρωτέων λογαριασμών του πελάτη. Τα έγγραφα ηλεκτρονικής τιμολόγησης ανταλλάσσονται συνήθως σε μορφές EDI ή XML. (Πηγή: E-Invoicing Basics)

Γιατί να μεταβείτε από ένα χειροκίνητο, έντυπο σύστημα σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα τιμολόγησης; Το σύστημα που βασίζεται σε χαρτί είναι εμφανώς χρονοβόρο και επιρρεπές σε σφάλματα. Ως εκ τούτου, η τιμολόγηση σε χαρτί τείνει να έχει υψηλότερο κόστος και μεγαλύτερο κύκλο ζωής επεξεργασίας.

Παρά την ευρεία υιοθέτηση της αυτοματοποίησης για πολλές επιχειρηματικές διαδικασίες, οι διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών και εισπρακτέων λογαριασμών παραμένουν σε μεγάλο βαθμό μη αυτόματες (Πηγή: Dolphin Corp).

Οφέλη από την ηλεκτρονική τιμολόγηση για προμηθευτές

Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση επιλύει αυτά τα προβλήματα, με αποτέλεσμα ταχύτερη επεξεργασία, χαμηλότερο κόστος συναλλαγής, μεγαλύτερη προβολή και σημαντική εξοικονόμηση πόρων. Από επιχειρηματική σκοπιά, η ηλεκτρονική τιμολόγηση προσφέρει πολλά οφέλη σε όλη τη διαδικασία AR / AP.

Για αρχή, δεν υπάρχει αλληλογραφία για ταξινόμηση, διανομή ή άνοιγμα. Όχι μόνο αυτό, η ηλεκτρονική τιμολόγηση εξαλείφει το κόστος που σχετίζεται με χάρτινους λογαριασμούς, φακέλους και ταχυδρομικά τέλη. Επιπλέον, χρειάζεται πολύ λιγότερος χρόνος για τη διαδικασία δημιουργίας πληρωμής λογαριασμού. Με το νέο σύστημα, μπορείτε να δημιουργήσετε και να διανείμετε μια ολόκληρη παρτίδα τιμολογίων με λίγα μόνο κλικ. (Πηγή: Pay Simple)

Στη συνέχεια, δεν απαιτείται εισαγωγή δεδομένων. Εφόσον η πληρωμή φθάνει αυτόματα στο σύστημα πληρωτέων λογαριασμών του αγοραστή, ο υπάλληλος πληρωτέων λογαριασμών δεν χρειάζεται να εισάγει τα δεδομένα με το χέρι. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση εξαλείφει την πιθανότητα λαθών και διασφαλίζει την ακρίβεια. Ομοίως, δεν χρειάζεται να σαρώσετε χάρτινους λογαριασμούς, μια άλλη μη αυτόματη διαδικασία που απαιτεί χρόνο και μπορεί να είναι επιρρεπής σε σφάλματα όπως δυσανάγνωστες σαρώσεις.

Εν τω μεταξύ, όλα τα τιμολόγια παραδίδονται άμεσα και με ασφάλεια. Καταργώντας την αλληλογραφία από την εξίσωση, εξαλείφετε επίσης αρκετές ημέρες από την παραλαβή έως την πληρωμή. Ομοίως, οι ηλεκτρονικές πληρωμές επιταχύνουν τη διαδικασία και δεν χρειάζεται να περιμένετε στην ουρά στην τράπεζα για να καταθέσετε τα χρήματά σας.

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια αποθηκεύονται και αναφέρονται εύκολα, χωρίς να απαιτούνται φυσικά ντουλάπια αρχείων. Καθώς παρακολουθείτε τους πελάτες, μπορείτε εύκολα να συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο ή συνημμένο στην αρχική απόδειξη πληρωμής, την παραγγελία αγοράς ή τη σχετική τεκμηρίωση.

Οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης για αγοραστές

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια προσφέρουν οφέλη και για τους πελάτες σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσφέρετε μια ποικιλία επιλογών πληρωμής, όπως χρέωση, πίστωση και ACH. Το σύστημα χωρίς χαρτί ανοίγει επίσης την πόρτα σε αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις με ενσωματωμένα κουμπιά “πληρωμή τώρα” που συνδέονται με τον λογαριασμό. Η ομάδα πληρωτέων λογαριασμών των πελατών σας θα εκτιμήσει ότι δεν χρειάζεται να εισάγει με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα ή να σαρώσει τον έντυπο λογαριασμό.

Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση εξοικονομεί χρόνο και χρήμα, κάτι που κερδίζει και για τις δύο πλευρές.

Οι εργασίες που αναφέρονται:

1. Pay Simple, “Πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και χρέωσης,” – http://paysimple.com/blog/2011/07/13/advantages-of-electronic-invoicing-and-billing/

2. Dolphin Corp, “Ηλεκτρονική τιμολόγηση για πληρωτέους λογαριασμούς,” – http://www.dolphin-corp.com/business-process-management/e-invoicing-for-accounts-payable/

3. Βασικά στοιχεία ηλεκτρονικής τιμολόγησης, “Τι είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση,” – http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/

[ad_2]

Source by James J Hadley

Σχολιάστε