Συμμόρφωση email με το Ediscovery

[ad_1]

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει η πιο σημαντική μορφή αλληλογραφίας με μεγάλη αξία στη χρήση του. Το email μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εξωτερικούς και εσωτερικούς σκοπούς και είναι εξαιρετικά ζωτικής σημασίας στις καθημερινές εμπορικές δραστηριότητες μιας επιχείρησης. Το email είναι το ισοδύναμο της έντυπης τεκμηρίωσης και θεωρείται νόμιμη και έγκυρη απόδειξη για δικαστικούς σκοπούς. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι τεκμηρίωση των όρων που έχουν συμφωνηθεί από δύο μέρη και μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως υποστηρικτικό στοιχείο όταν εμπλέκεται κάποιο άλλο ή ενώ υπερασπίζεται την ακεραιότητά του.

Δεδομένου ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι νομικά εγκεκριμένα έγγραφα που πρέπει να παρέχονται σε περίπτωση αγωγής, υπάρχει ανάγκη να αποθηκεύονται σε ασφαλές μέρος και να διασφαλίζεται ότι υπάρχουν όλα τα μέτρα ασφαλείας για την απαγόρευση οποιασδήποτε απόπειρας παραποίησης. Η αποθήκευση email ονομάζεται αρχειοθέτηση και εντοπίζει οποιοδήποτε συγκεκριμένο email ανά πάσα στιγμή σε ένα ασφαλές περιβάλλον. Η υπηρεσία ηλεκτρονικής ανακάλυψης βοηθά στην απλή διαχείριση του email και στη συμμόρφωση με μια αποτελεσματική στρατηγική ηλεκτρονικής ανακάλυψης και συχνά αρχειοθέτησης.

Γιατί Συμμόρφωση μέσω email;

Οι οργανισμοί θα πρέπει να εφαρμόζουν ένα ισχυρό σύστημα συμμόρφωσης που θα καταγράφει όλα τα αρχεία καταγραφής και τις δραστηριότητες των χρηστών, καθώς και θα ελέγχει και θα κρυπτογραφεί τα δεδομένα για να τα διατηρεί στην αρχική τους μορφή. Οι εσκεμμένες προσπάθειες καταστροφής δεδομένων μπορεί να αποδειχθούν ισχυρά στοιχεία δικαστικής αγωγής. Οι λύσεις Ediscovery μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό σχετικών δεδομένων, αλλά αυτά τα δεδομένα δεν μπορούν να εντοπιστούν εάν έχουν διαγραφεί σκόπιμα. Σε νομικές υποθέσεις, εάν τα εμπλεκόμενα μέρη δεν είναι σε θέση να προσκομίσουν σχετικά αποδεικτικά στοιχεία μέσω email, ενδέχεται να επιβληθούν πρόστιμα από τα δικαστήρια και οι υποθέσεις ενδέχεται να χαθούν.

Προσδιορισμός παραγόντων Ediscovery για συμμόρφωση μέσω email

Δεν είναι εύκολη δουλειά για τους οργανισμούς να διατηρούν πρότυπα συμμόρφωσης μέσω email, δεδομένης της σταθερής ροής αλληλογραφίας καθημερινά. Το Ediscovery μπορεί να βοηθήσει τη διοίκηση να χειριστεί ζητήματα συμμόρφωσης. Ακολουθούν ορισμένοι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη για να μεγιστοποιηθεί η χρήση των λύσεων ediscovery για συμμόρφωση μέσω email.

  1. Μια αποτελεσματική λύση ediscovery χρησιμοποιεί μια ολοκληρωμένη προσέγγιση που φροντίζει όλες τις διαδικασίες χωρίς να δημιουργεί επιπλοκές. Σε εύθετο χρόνο, οι οργανισμοί θα βρεθούν αντιμέτωποι με καταστάσεις όπου θα πρέπει να προσθέσουν εφαρμογές. Μια καλή λύση ediscovery θα πρέπει να είναι ικανή να παρέχει τις εγκαταστάσεις ολοκλήρωσης για την αποφυγή πρόσθετου κόστους στο μέλλον. Η αρχειοθέτηση είναι δυνατή μόνο όταν παρέχεται μια εγκατάσταση ολοκλήρωσης.

  2. Για τη διατήρηση αρχείων και την ασφαλή συμμόρφωση, τα εργαλεία ediscovery θα πρέπει να μπορούν να διαχειρίζονται διαφορετικούς τύπους δεδομένων σε ένα ενιαίο αρχείο. Η ύπαρξη ενός ενιαίου συστήματος για τη διαχείριση διαφόρων μορφών δεδομένων εξαλείφει τη δημιουργία πολλαπλών αρχείων.

  3. Για εξοικονόμηση χώρου αποθήκευσης και διασφάλιση της απλής διαχείρισης αρχειοθέτησης, το εργαλείο ediscovery πρέπει να διασφαλίζει ότι δεν υπάρχει διπλασιασμός δεδομένων και να μετατρέπει πολλά αντίγραφα σε ένα για να κάνει τη διαδικασία ομαλή.

  4. Ο δομικός σχεδιασμός της ηλεκτρονικής υπηρεσίας ανακάλυψης θα πρέπει να είναι τέτοιος ώστε η επεξεργασία να μην συγκεντρώνεται σε ένα μόνο σημείο, γεγονός που μπορεί να επιβραδύνει τον ρυθμό των διαδικασιών αναζήτησης και ευρετηρίασης.

  5. Ο κύριος σκοπός της αρχειοθέτησης είναι να διευκολύνει την αναζήτηση. Η αναζήτηση Ediscovery θα πρέπει να έχει την ικανότητα να εμφανίζει επιτυχημένα αποτελέσματα αναζήτησης με μικρή καθυστέρηση όταν χρησιμοποιούνται λέξεις-κλειδιά. Η αναζήτηση για ακριβή αποτελέσματα θα πρέπει να είναι δυνατή με διαφανή τρόπο.

Οι δικαστικές υποθέσεις μπορούν να αχρηστευθούν χωρίς επαρκή απόδειξη για την επικύρωση των δηλώσεων, με αποτέλεσμα μεγάλες οικονομικές απώλειες και απώλειες φήμης. Η λύση ediscovery προωθεί ένα αποτελεσματικό σύστημα αναζήτησης, παραγωγής δεδομένων μέσω ενός ευέλικτου και διαφανούς συστήματος.

[ad_2]

Source by David Almore

Σχολιάστε